Din HR-avdelning besvarar dagligen dussintals frågor från medarbetare. Om semesterdagar, sjukanmälan, anställningsvillkor, ledighetsansökningar och frånvaroregler. Dessa frågor är viktiga, men tar mycket tid. Tid som du hellre lägger på strategiska HR-uppgifter som talent management, medarbetarutveckling och att förbättra din organisationskultur.
En HR-assistent tar över det repetitiva fråga-och-svar-arbetet. Assistenten känner till all information från dina personalhandböcker, kollektivavtal och interna regler. Medarbetarna får svar direkt, när som helst på dygnet. Ditt HR-team får utrymme att fokusera på arbete som verkligen gör skillnad.
Upp till 60 % färre standardfrågor i inkorgen. Ditt HR-team kan fokusera på komplexa ärenden och strategisk personalpolicy.
Ingen mer frustration över väntetider. Frågor besvaras omedelbart, även utanför kontorstid. Medarbetare känner sig hörda och hjälpta.
Alla får samma, korrekta information. Ingen mer missförstånd på grund av olika tolkningar av regler.
Din HR-avdelning besvarar dagligen tiotals frågor från medarbetare. Om semesterdagar, sjukanmälan, anställningsvillkor, ledighetsansökningar och frånvaroregler. Dessa frågor är viktiga, men tar mycket tid. Tid som du hellre lägger på strategiska HR-uppgifter som talanghantering, medarbetarutveckling och förbättring av organisationskulturen.
En HR-assistent tar hand om det repetitiva fråga-svar-arbetet. Assistenten känner till all information från dina personalhandböcker, kollektivavtal och interna regler. Medarbetare får svar direkt, när som helst på dygnet. Ditt HR-team får utrymme att fokusera på arbete som verkligen gör skillnad.
Upp till 60 % färre standardfrågor i inkorgen. Ditt HR-team kan fokusera på komplexa ärenden och strategisk personalpolitik.
En medarbetare sitter hemma en kväll med en fråga om sin sjukanmälan eller sina anställningsvillkor. Han måste vänta till nästa arbetsdag innan HR svarar. Under tiden växer frustrationen.
Personalhandboken finns på intranätet, semesterreglerna i en PDF någonstans på den delade disken, och de senaste kollektivavtalen i ett mejl från tre månader sedan. Till och med ditt HR-team måste ibland leta.
80% av HR-frågorna är standardfrågor. Ändå måste någon besvara dem alla. Tid som du hellre lägger på sådant som verkligen betyder något, som stöd vid utveckling eller arbetskonflikter.
HR-assistenten är en digital kollega som känner till all information i dina personalhandböcker, regler och protokoll. Medarbetare ställer sin fråga med egna ord och får ett tydligt svar inom några sekunder.
Det fina är att de inte behöver leta i dokument eller klicka sig igenom menyer. De skriver helt enkelt in sin fråga, som om de pratade med en kollega. Assistenten förstår vad de menar och ger direkt ett konkret svar. Det gör det enkelt och tillgängligt för alla i din organisation, oavsett deras digitala kunskaper.
Det som gör assistenten annorlunda är att den bara hämtar information från de dokument som du själv tillhandahåller. Det innebär inga hallucinationer och inga gissningar. Du kan vara säker på att medarbetarna får korrekt information, enligt dina aktuella regler. Svaren baseras på vad som verkligen står i din personalhandbok, inte på allmän information från internet. På så sätt undviker du att människor gör felaktiga antaganden eller följer föråldrade rutiner.
Assistenten finns alltid tillgänglig. Oavsett om det är måndag morgon klockan 9 eller söndag kväll klockan 22 står den redo. Medarbetare behöver inte vänta på ett svar och kan direkt fortsätta med det de håller på med. Det minskar frustration och gör att människor kan fortsätta sitt arbete, även när HR inte är på kontoret. En medarbetare som sitter hemma på kvällen med en fråga om sin sjukfrånvaro behöver inte vänta till nästa dag.
Säkerhet står i fokus. All data stannar inom din organisation. Det finns ingen lagring i externa moln, allt uppfyller fullt ut GDPR-kraven, och du bestämmer själv vem som har tillgång till vilken information. Du behåller kontrollen över känslig personalinformation och kan ställa in exakt vilka medarbetare som får ta del av vilka dokument.
En extra fördel är att du ser vilka frågor som ställs oftast. Det ger dig värdefulla insikter: vilken information behöver du kommunicera tydligare? Var finns kunskapsluckorna i din organisation? Genom att upptäcka dessa mönster kan du förbättra din HR-kommunikation och proaktivt informera där det behövs. Kanske upptäcker du att många har frågor om en viss regel som uppenbarligen har kommunicerats otydligt.
Att hålla assistenten uppdaterad är enkelt. Nytt kollektivavtal överenskommet? Regel ändrad? Ladda upp dokumentet så arbetar assistenten direkt med den nya informationen. Du behöver inte informera varje medarbetare separat eller skicka hundratals e-postmeddelanden. Assistenten ser till att alla har tillgång till den senaste versionen av dina regler och rutiner.
Frågor som HR-assistenten löser
HR-assistenten besvarar ett brett spektrum av frågor som dagligen kommer in till din HR-avdelning. Dina medarbetare får direkt svar, utan väntetider eller sökande genom högar av dokument.
Tänk på frågor om ledighet och fridagar: ”Hur många semesterdagar har jag i år?”, ”Kan jag ta en dag obetald ledighet?”, eller ”Hur ordnar jag föräldraledighet?” Assistenten känner till alla regler och hänvisar direkt till rätt process.
Även vid sjukanmälan och frånvaro får medarbetarna direkt svar. Frågor som ”Vem ska jag sjukanmäla mig till?”, ”När har jag rätt till sjuklön?” eller ”Vilka steg gäller vid långvarig sjukfrånvaro?” besvaras tydligt, precis när medarbetarna behöver det. Inget väntande på att HR ska vara tillgänglig nästa dag.
Anställningsvillkor och regler är ofta en källa till frågor. ”Hur fungerar min pensionsuppbyggnad?”, ”Får jag ersättning för att arbeta hemifrån?”, ”När får jag min årliga löneökning?” Alla överenskommelser från kollektivavtalet eller anställningsavtalet är direkt sökbara. Medarbetare behöver inte leta i långa dokument eller vänta på ett svar.
När det gäller utveckling och utbildningar hjälper assistenten medarbetarna på vägen. Frågor som ”Hur ansöker jag om en utbildning?”, ”Vad är utbildningsbudgeten?” eller ”Kan jag ta ut studieledighet?” besvaras snabbt. På så sätt uppmuntrar du medarbetare att ta initiativ i sin egen utveckling, utan att tröskeln blir för hög.
Och sedan finns det de administrativa frågorna som dyker upp regelbundet. ”Hur ändrar jag mina adressuppgifter?”, ”Var laddar jag ner min årsuppgift?”, ”Hur ansöker jag om ett utdrag ur belastningsregistret?” Alla praktiska förfaranden finns samlade. Dessa frågor tar ofta bara några minuter för HR, men de summerar snabbt. Assistenten tar hand om detta arbete åt dig.
Vi erbjuder HR-assistenten för din organisation. Du tillhandahåller dokumenten, vi ser till att implementeringen sker och kopplar din information till assistenten. Dessutom utbildar vi ditt team i att effektivt använda AI-verktyg som denna assistent, så att dina medarbetare får ut det bästa av den.
Vi förstår att HR-information är känslig. Därför arbetar HR-assistenten helt inom dina egna system. Inga externa servrar, inga dataläckor och full kontroll över vem som kan se vad. Du bestämmer själv vilka dokument assistenten använder och vilka medarbetare som har åtkomst.
Ett bra AI-verktyg blir bara värdefullt när ditt team vet hur de ska arbeta med det. I våra utbildningar lär dina medarbetare hur de använder AI i sitt dagliga arbete: från ChatGPT till företagsspecifika verktyg som HR-assistenten.
Vi lär ditt team hur de använder AI-verktyg smart i sitt arbete. Inget tekniskt djupdyk, utan konkreta tillämpningar som de direkt kan använda.
När vi implementerar en AI-assistent åt dig utbildar vi dina medarbetare i hur den används. På så sätt vet alla hur de ställer rätt frågor och får de bästa svaren.
Oavsett om ditt team precis har börjat med AI eller redan har erfarenhet – vi anpassar utbildningen efter er nivå och era arbetsprocesser.
Vi implementerar assistenten åt dig och utbildar ditt team i användningen av AI-verktyg. På så sätt får du direkt ut det maximala av din investering.
