Votre service RH répond quotidiennement à des dizaines de questions de collaborateurs. Sur les congés, les arrêts maladie, les conditions de travail, les demandes de congé et les régimes d’absentéisme. Ces questions sont importantes, mais prennent beaucoup de temps. Un temps que vous préférez consacrer à des tâches RH stratégiques comme la gestion des talents, le développement des collaborateurs et l’amélioration de votre culture d’entreprise.
Un Assistant RH prend en charge le travail répétitif de questions-réponses. L’assistant connaît toutes les informations issues de vos manuels du personnel, accords de convention collective et règlements internes. Les collaborateurs obtiennent une réponse immédiate, à tout moment de la journée. Votre équipe RH gagne de l’espace pour se concentrer sur un travail qui a réellement un impact.
Jusqu’à 60 % de questions standard en moins dans la boîte de réception. Votre équipe RH peut se concentrer sur des cas complexes et une politique de personnel stratégique.
Plus de frustration liée aux temps d’attente. Les questions reçoivent une réponse immédiate, même en dehors des heures de bureau. Les employés se sentent écoutés et aidés.
Tout le monde reçoit les mêmes informations correctes. Plus de mauvaise communication due à différentes interprétations des réglementations.
Votre service RH répond quotidiennement à des dizaines de questions des employés concernant les jours de vacances, les arrêts maladie, les conditions de travail, les demandes de congé et les réglementations en matière d’absentéisme. Ces questions sont importantes, mais prennent beaucoup de temps. Du temps que vous préférez consacrer à des tâches RH stratégiques telles que la gestion des talents, le développement des employés et l’amélioration de la culture de votre organisation.
Un assistant RH prend en charge le travail répétitif de questions-réponses. L’assistant connaît toutes les informations de vos manuels du personnel, des conventions collectives et des réglementations internes. Les employés reçoivent une réponse immédiate, à tout moment de la journée. Votre équipe RH a la possibilité de se concentrer sur un travail qui a un réel impact.
Jusqu’à 60 % de questions standards en moins dans la boîte de réception. Votre équipe RH peut se concentrer sur les dossiers complexes et la stratégie de gestion des ressources humaines.
Un collaborateur se retrouve chez lui le soir avec une question sur sa déclaration de maladie ou ses conditions de travail. Il doit attendre le jour ouvrable suivant avant que les RH ne réagissent. Entre-temps, la frustration monte.
Le règlement du personnel se trouve sur l’intranet, le régime des congés dans un PDF quelque part sur le disque partagé, et les derniers accords de convention collective dans un e-mail datant de trois mois. Même votre équipe RH doit parfois chercher.
80% des questions RH sont standard. Pourtant, quelqu’un doit y répondre. Du temps que vous préféreriez consacrer à ce qui compte vraiment, comme l’accompagnement du développement ou la gestion des conflits de travail.
L’Assistant RH est un collègue numérique qui connaît toutes les informations contenues dans vos manuels du personnel, règlements et protocoles. Les collaborateurs posent leur question dans leurs propres mots et obtiennent une réponse claire en quelques secondes.
Le plus beau, c’est qu’ils n’ont pas besoin de chercher dans des documents ni de cliquer à travers des menus. Ils tapent simplement leur question, comme s’ils parlaient à un collègue. L’assistant comprend ce qu’ils veulent dire et donne immédiatement une réponse concrète. Cela le rend accessible et facile à utiliser pour tout le monde dans votre organisation, quelles que soient leurs compétences numériques.
Ce qui différencie l’assistant, c’est qu’il puise ses informations uniquement dans les documents que vous fournissez vous-même. Cela signifie aucune hallucination et aucune conjecture. Vous êtes certain que les collaborateurs reçoivent des informations correctes, conformes à vos règlements actuels. Les réponses se basent sur ce qui figure réellement dans votre manuel du personnel, et non sur des informations générales trouvées sur internet. Vous évitez ainsi que des personnes fassent de mauvaises suppositions ou suivent des procédures obsolètes.
L’assistant est toujours disponible. Qu’il soit 9 heures le lundi matin ou 22 heures le dimanche soir, il est prêt. Les collaborateurs n’ont pas besoin d’attendre une réponse et peuvent immédiatement poursuivre leur travail. Cela évite les frustrations et permet aux gens de continuer leurs activités, même lorsque les RH ne sont pas au bureau. Un collaborateur qui se trouve chez lui le soir avec une question sur son congé maladie n’a pas besoin d’attendre jusqu’au lendemain.
La sécurité est la priorité absolue. Toutes les données restent au sein de votre organisation. Il n’y a aucun stockage dans des clouds externes, tout est entièrement conforme au RGPD, et vous décidez vous-même qui a accès à quelles informations. Vous gardez le contrôle sur les informations sensibles du personnel et pouvez définir précisément quels collaborateurs peuvent consulter quels documents.
Un avantage supplémentaire est que vous voyez quelles questions sont posées le plus souvent. Cela vous apporte des informations précieuses : quelles informations devez-vous communiquer plus clairement ? Où se situent les lacunes de connaissances au sein de votre organisation ? En identifiant ces tendances, vous pouvez améliorer votre communication RH et informer de manière proactive là où c’est nécessaire. Vous découvrirez peut-être que de nombreuses personnes se posent des questions sur une certaine règlementation qui a apparemment été communiquée de manière peu claire.
Maintenir l’assistant à jour est simple. Une nouvelle convention collective négociée ? Un règlement modifié ? Téléchargez le document et l’assistant travaille immédiatement avec les nouvelles informations. Vous n’avez pas besoin d’informer chaque collaborateur individuellement ni d’envoyer des centaines d’e-mails. L’assistant veille à ce que tout le monde ait accès à la version la plus actuelle de vos règlements et procédures.
Problématiques que l’Assistant RH résout
L’Assistant RH répond à un large éventail de questions qui arrivent quotidiennement dans votre service RH. Vos collaborateurs obtiennent une réponse immédiate, sans temps d’attente ni recherche dans des piles de documents.
Pensez aux questions sur les congés et les jours de repos : « Combien de jours de vacances ai-je cette année ? », « Puis-je prendre un jour de congé sans solde ? », ou « Comment organiser mon congé de maternité ? » L’assistant connaît toutes les réglementations et renvoie directement vers la procédure adéquate.
En cas de déclaration de maladie et d’absence également, les collaborateurs obtiennent une réponse immédiate. Des questions telles que « Auprès de qui dois-je me déclarer malade ? », « Quand ai-je droit au maintien de salaire ? » ou « Quelles sont les étapes en cas d’absence maladie de longue durée ? » reçoivent une réponse claire, exactement au moment où les collaborateurs en ont besoin. Plus besoin d’attendre que les RH soient disponibles le lendemain.
Les conditions de travail et les réglementations sont souvent source de questions. « Comment fonctionne la constitution de ma pension ? », « Ai-je droit à une indemnité pour le télétravail ? », « Quand vais-je recevoir mon augmentation de salaire annuelle ? » Tous les accords issus de la convention collective ou du contrat de travail sont directement accessibles. Les collaborateurs n’ont pas besoin de chercher dans de longs documents ni d’attendre une réponse.
Pour le développement et les formations, l’assistant guide les collaborateurs. Des questions comme « Comment demander une formation ? », « Quel est le budget formation ? » ou « Puis-je prendre un congé d’études ? » trouvent rapidement une réponse. Cela encourage les collaborateurs à prendre l’initiative de leur propre développement, sans que le seuil ne devienne trop élevé.
Et puis il y a les questions administratives qui reviennent régulièrement. « Comment modifier mes coordonnées ? », « Où puis-je télécharger mon attestation fiscale annuelle ? », « Comment demander un extrait de casier judiciaire ? » Toutes les procédures pratiques sont répertoriées. Ces questions ne prennent souvent que quelques minutes aux RH, mais elles s’accumulent. L’assistant vous décharge de ce travail.
Nous proposons l’Assistant RH pour votre organisation. Vous fournissez les documents, nous assurons l’implémentation et relions vos informations à l’assistant. Nous formons également votre équipe à l’utilisation efficace d’outils d’IA tels que cet assistant, afin que vos collaborateurs en tirent le meilleur parti.
Nous comprenons que les informations RH sont sensibles. C’est pourquoi l’Assistant RH fonctionne entièrement au sein de vos propres systèmes. Pas de serveurs externes, pas de fuites de données, et un contrôle total sur qui peut consulter quoi. Vous déterminez vous-même quels documents l’assistant utilise et quels collaborateurs y ont accès.
Un bon outil d’IA n’a de valeur que si votre équipe sait comment l’utiliser. Dans nos formations, vos collaborateurs apprennent à intégrer l’IA dans leur travail quotidien : de ChatGPT aux outils spécifiques à l’entreprise comme l’Assistant RH.
Nous apprenons à votre équipe à utiliser intelligemment les outils d’IA dans leur travail. Pas de complexité technique, mais des applications concrètes qu’ils peuvent mettre en œuvre immédiatement.
Lorsque nous mettons en place un assistant IA pour vous, nous formons vos collaborateurs à son utilisation. Ainsi, chacun sait comment poser les bonnes questions et obtenir les meilleures réponses.
Que votre équipe débute avec l’IA ou ait déjà de l’expérience – nous adaptons la formation à votre niveau et à vos processus de travail.
Nous implémentons l’assistant pour vous et formons votre équipe à l’utilisation des outils d’IA. Vous tirez ainsi immédiatement le maximum de votre investissement.
