HR-avdelingen din besvarer daglig titalls spørsmål fra medarbeidere. Om feriedager, sykemelding, arbeidsvilkår, permisjonssøknader og fraværsordninger. Disse spørsmålene er viktige, men tar mye tid. Tid du heller vil bruke på strategiske HR-oppgaver som talentledelse, medarbeiderutvikling og forbedring av organisasjonskulturen.
En HR-assistent tar det repetitive spørsmål-og-svar-arbeidet ut av hendene dine. Assistenten kjenner all informasjon fra personalhåndbøkene dine, tariffavtaler og interne ordninger. Medarbeidere får svar umiddelbart, når som helst på døgnet. HR-teamet ditt får rom til å fokusere på arbeid som virkelig skaper effekt.
Opptil 60 % færre standardspørsmål i innboksen. HR-teamet ditt kan fokusere på komplekse saker og strategisk personalpolitikk.
Ikke mer frustrasjon over ventetid. Spørsmål blir besvart umiddelbart, også utenfor kontortid. Medarbeiderne føler seg hørt og hjulpet.
Alle får den samme, korrekte informasjonen. Ikke mer feilkommunikasjon på grunn av ulike tolkninger av regelverk.
HR-avdelingen din besvarer daglig titalls spørsmål fra medarbeidere. Om feriedager, sykemelding, arbeidsvilkår, permisjonssøknader og fraværsordninger. Disse spørsmålene er viktige, men tar mye tid. Tid du heller vil bruke på strategiske HR-oppgaver som talenthåndtering, medarbeiderutvikling og forbedring av organisasjonskulturen.
En HR-assistent tar over det repetitive spørsmål-og-svar-arbeidet. Assistenten kjenner all informasjon fra personalhåndbøkene dine, tariffavtaler og interne ordninger. Medarbeidere får svar umiddelbart, når som helst på dagen. HR-teamet ditt får rom til å fokusere på arbeid som virkelig skaper effekt.
HR-teamet ditt blir oversvømt med de samme spørsmålene. «Hvor mange feriedager har jeg igjen?», «Hvordan søker jeg om permisjon?», «Når får jeg utbetalt julebonusen?» Innboksen flyter over, og det tar timevis i uken å svare på alt sammen.
En medarbeider sitter hjemme en kvelden med et spørsmål om sykmeldingen sin eller arbeidsvilkårene. Han må vente til neste arbeidsdag før HR svarer. I mellomtiden øker frustrasjonen.
Personalhåndboken ligger på intranettet, ferieordningen i en PDF et sted på den delte disken, og de siste tariffavtalene i en e-post fra tre måneder siden. Selv HR-teamet ditt må noen ganger lete.
80% av HR-spørsmålene er standard. Likevel må noen svare på dem alle. Tid du heller vil bruke på ting som virkelig betyr noe, som veiledning ved utvikling eller arbeidskonflikter.
HR-assistenten er en digital kollega som kjenner all informasjon fra personalhåndbøkene, ordningene og protokollene dine. Medarbeidere stiller spørsmålet sitt med egne ord og får et klart svar innen få sekunder.
Det fine er at de ikke behøver å søke i dokumenter eller klikke seg gjennom menyer. De skriver bare inn spørsmålet sitt, som om de snakker med en kollega. Assistenten forstår hva de mener og gir umiddelbart et konkret svar. Det gjør det lavterskel og tilgjengelig for alle i organisasjonen din, uavhengig av deres digitale ferdigheter.
Det som gjør assistenten annerledes, er at den kun henter informasjon fra dokumentene du selv leverer. Det betyr ingen hallusinasjoner og ingen gjetting. Du er sikker på at medarbeidere får korrekt informasjon, i tråd med dine gjeldende ordninger. Svarene er basert på det som faktisk står i personalhåndboken din, ikke på generell informasjon fra internett. Slik unngår du at folk gjør feilaktige antagelser eller følger utdaterte prosedyrer.
Assistenten er alltid tilgjengelig. Uansett om det er mandag morgen klokken 9 eller søndag kveld klokken 22, står den klar. Medarbeidere trenger ikke vente på et svar og kan gå rett videre med det de er opptatt med. Det sparer frustrasjon og sørger for at folk kan fortsette arbeidet sitt, selv når HR ikke er på kontoret. En medarbeider som sitter hjemme på kvelden med et spørsmål om sykefraværet sitt, trenger ikke vente til dagen etter.
Sikkerhet står i første rekke. All data forblir innenfor din organisasjon. Det finnes ingen lagring i eksterne skytjenester, det er fullt i samsvar med GDPR-kravene, og du bestemmer selv hvem som har tilgang til hvilken informasjon. Du beholder kontrollen over sensitiv personalinformasjon og kan angi nøyaktig hvilke medarbeidere som kan slå opp i hvilke dokumenter.
En tilleggsfordel er at du ser hvilke spørsmål som stilles oftest. Det gir deg verdifulle innsikter: hvilken informasjon bør du kommunisere tydeligere? Hvor ligger kunnskapshullene i organisasjonen din? Ved å gjenkjenne disse mønstrene kan du forbedre HR-kommunikasjonen din og informere proaktivt der det er nødvendig. Kanskje du oppdager at mange har spørsmål om en bestemt ordning som tydeligvis er kommunisert på en uklar måte.
Å holde assistenten oppdatert er enkelt. Ny tariffavtale forhandlet? Ordning endret? Last opp dokumentet, og assistenten arbeider umiddelbart med den nye informasjonen. Du behøver ikke informere hver enkelt medarbeider separat eller sende hundrevis av e-poster. Assistenten sørger for at alle har tilgang til den mest oppdaterte versjonen av dine ordninger og prosedyrer.
Utfordringer HR-assistenten løser
HR-assistenten svarer på et bredt spekter av spørsmål som daglig kommer inn til HR-avdelingen din. Medarbeiderne dine får umiddelbart svar, uten ventetid eller søking gjennom bunker med dokumenter.
Tenk på spørsmål om permisjon og fridager: «Hvor mange feriedager har jeg i år?», «Kan jeg ta en dag ulønnet permisjon?», eller «Hvordan ordner jeg svangerskapspermisjon?» Assistenten kjenner alle ordningene og henviser direkte til riktig prosedyre.
Også ved sykemelding og fravær får medarbeiderne umiddelbart svar. Spørsmål som «Hvem skal jeg sykemelde meg til?», «Når har jeg rett til lønn under sykdom?» eller «Hva er stegene ved langvarig sykefravær?» blir besvart tydelig, nøyaktig når medarbeiderne trenger det. Ingen venting til HR er tilgjengelig neste dag.
Arbeidsvilkår og ordninger er ofte en kilde til spørsmål. «Hvordan går det med pensjonsopptjeningen min?», «Får jeg kompensasjon for hjemmekontor?», «Når får jeg min årlige lønnsøkning?» Alle avtaler fra tariffavtalen eller arbeidskontrakten er umiddelbart tilgjengelige. Medarbeidere trenger ikke å lete i lange dokumenter eller vente på svar.
Når det gjelder utvikling og opplæring, hjelper assistenten medarbeiderne på vei. Spørsmål som «Hvordan søker jeg om et kurs?», «Hva er opplæringsbudsjettet?» eller «Kan jeg ta ut studiepermisjon?» blir raskt besvart. På den måten stimulerer du til at folk tar initiativ i sin egen utvikling, uten at terskelen blir for høy.
Og så er det de administrative sakene som stadig dukker opp. «Hvordan endrer jeg adresseopplysningene mine?», «Hvor laster jeg ned lønns- og trekkoppgaven min?», «Hvordan søker jeg om en politiattest?» Alle praktiske prosedyrer er listet opp. Disse spørsmålene tar ofte bare noen få minutter for HR, men det legger seg opp. Assistenten tar denne jobben ut av hendene deres.
Vi tilbyr HR-assistenten for din organisasjon. Du leverer dokumentene, vi sørger for implementeringen og kobler din informasjon til assistenten. I tillegg trener vi teamet ditt i effektiv bruk av AI-verktøy som denne assistenten, slik at medarbeiderne dine får mest mulig ut av den.
Vi forstår at HR-informasjon er sensitiv. Derfor fungerer HR-assistenten fullstendig innenfor dine egne systemer. Ingen eksterne servere, ingen datalekkasjer, og full kontroll over hvem som kan se hva. Du bestemmer selv hvilke dokumenter assistenten bruker og hvilke medarbeidere som har tilgang.
Et godt AI-verktøy er først verdifullt når teamet ditt vet hvordan de skal bruke det. I våre opplæringer lærer dine medarbeidere hvordan de bruker AI i sitt daglige arbeid: fra ChatGPT til bedriftsspesifikke verktøy som HR-assistenten.
Vi lærer teamet ditt hvordan de kan bruke AI-verktøy smart i arbeidet sitt. Ingen teknisk fordypning, men konkrete bruksområder de kan ta i bruk umiddelbart.
Når vi implementerer en AI-assistent for deg, lærer vi opp dine ansatte i hvordan de bruker den. Slik vet alle hvordan de skal stille de riktige spørsmålene og få de beste svarene.
Enten teamet ditt akkurat har begynt med AI eller allerede har erfaring – vi tilpasser opplæringen til deres nivå og arbeidsprosesser.
Vi implementerer assistenten for deg og trener teamet ditt i bruk av AI-verktøy. Slik får du umiddelbart maksimalt utbytte av investeringen din.
