HR-osastosi vastaa päivittäin kymmeniin työntekijöiden kysymyksiin. Lomapäivistä, sairauspoissaoloista, työehdoista, lomahakemuksista ja poissaolokäytännöistä. Nämä kysymykset ovat tärkeitä, mutta vievät paljon aikaa. Aikaa, jonka käyttäisit mieluummin strategisiin HR-tehtäviin, kuten osaamisen johtamiseen, työntekijöiden kehittymiseen ja organisaatiokulttuurin parantamiseen.
HR-assistentti hoitaa toistuvat kysymys-vastaus-tehtävät puolestasi. Assistentti tuntee kaiken tiedon henkilöstökäsikirjoistasi, työehtosopimuksista ja sisäisistä käytännöistä. Työntekijät saavat vastauksen välittömästi, mihin vuorokaudenaikaan tahansa. HR-tiimillesi jää tilaa keskittyä työhön, joka todella tuottaa vaikutusta.
Jopa 60 % vähemmän vakiokysymyksiä saapuneissa. HR-tiimisi voi keskittyä monimutkaisiin tapauksiin ja strategiseen henkilöstöpolitiikkaan.
Ei enää turhautumista odotusajoista. Kysymyksiin vastataan välittömästi, myös toimistoajan ulkopuolella. Työntekijät kokevat tulevansa kuulluiksi ja autetuiksi.
Kaikki saavat saman, oikean tiedon. Ei enää väärinkäsityksiä, jotka johtuvat käytäntöjen erilaisista tulkinnoista.
HR-osastosi vastaa päivittäin kymmeniin työntekijöiden kysymyksiin. Lomapäivistä, sairauspoissaoloista, työehdoista, vapaahakemuksista ja poissaolokäytännöistä. Nämä kysymykset ovat tärkeitä, mutta vievät paljon aikaa. Aikaa, jonka käyttäisit mieluummin strategisiin HR-tehtäviin, kuten talenttien johtamiseen, työntekijöiden kehittämiseen ja organisaatiokulttuurin parantamiseen.
HR-assistentti hoitaa toistuvan kysymys-vastaus-työn puolestasi. Assistentti tuntee kaiken tiedon henkilöstökäsikirjoistasi, työehtosopimuksista ja sisäisistä säännöistä. Työntekijät saavat vastauksen välittömästi, mihin vuorokaudenaikaan tahansa. HR-tiimillesi jää tilaa keskittyä työhön, jolla on todellista vaikutusta.
HR-tiimisi hukkuu samoihin kysymyksiin. ”Kuinka monta lomapäivää minulla on jäljellä?”, ”Miten haen lomaa?”, ”Milloin saan vuoden lopun bonuksen?” Saapuneet-kansio pullistelee ja vastaamiseen kuluu tuntikausia viikossa.
Työntekijällä on illalla kotona kysymys sairauspoissaolostaan tai työehdoistaan. Hänen on odotettava seuraavaan työpäivään ennen kuin HR vastaa. Sillä välin turhautuminen kasvaa.
Henkilöstökäsikirja löytyy intranetistä, lomajärjestelyt PDF-tiedostona jossain jaetulla asemalla, ja viimeisimmät työehtosopimuksen sopimukset kolme kuukautta vanhasta sähköpostista. Jopa HR-tiimisi joutuu välillä etsimään.
80 % HR-kysymyksistä on tavanomaisia. Silti jonkun täytyy vastata niihin kaikkiin. Aikaa, jonka käyttäisit mieluummin asioihin, jotka todella merkitsevät, kuten kehityksen tukemiseen tai työristiriitojen ratkaisemiseen.
HR-avustaja on digitaalinen kollega, joka tuntee kaiken tiedon henkilöstökäsikirjoistasi, säännöistä ja protokollista. Työntekijät esittävät kysymyksensä omin sanoin ja saavat selkeän vastauksen muutamassa sekunnissa.
Kaunista tässä on se, että heidän ei tarvitse etsiä dokumenteista tai klikkailla valikoita. He kirjoittavat kysymyksensä yksinkertaisesti, ikään kuin puhuisivat kollegan kanssa. Avustaja ymmärtää mitä he tarkoittavat ja antaa heti konkreettisen vastauksen. Tämä tekee siitä helposti lähestyttävän ja saavutettavan kaikille organisaatiossasi, riippumatta heidän digitaalisista taidoistaan.
Se, mikä tekee avustajasta erilaisen, on se, että hän hakee tietoa vain sinun itse toimittamistasi asiakirjoista. Se tarkoittaa ei hallusinaatioita ja ei arvailua. Voit olla varma, että työntekijät saavat oikeaa tietoa, ajantasaisten käytäntöjesi mukaisesti. Vastaukset perustuvat siihen, mitä henkilöstökäsikirjassasi todella sanotaan, ei internetin yleiseen tietoon. Näin vältät sen, että ihmiset tekevät virheellisiä olettamuksia tai noudattavat vanhentuneita menettelyjä.
Avustaja on aina paikalla. Olipa maanantaiaamu klo 9 tai sunnuntai-ilta klo 22, hän on valmiina. Työntekijöiden ei tarvitse odottaa vastausta, ja he voivat jatkaa suoraan sitä, mitä ovat tekemässä. Se vähentää turhautumista ja varmistaa, että ihmiset voivat jatkaa työtään, myös silloin kun HR ei ole paikalla toimistossa. Työntekijän, joka istuu illalla kotona ja pohtii sairauslomaansa liittyvää kysymystä, ei tarvitse odottaa seuraavaan päivään.
Turvallisuus on ykkösprioriteetti. Kaikki data pysyy organisaatiosi sisällä. Ulkoisiin pilvipalveluihin ei tallenneta mitään, ratkaisu täyttää täysin GDPR-vaatimukset, ja päätät itse kuka pääsee käsiksi mihinkin tietoon. Säilytät hallinnan arkaluontoisesta henkilöstötiedosta ja voit määrittää tarkasti, mitkä työntekijät voivat tarkastella mitäkin asiakirjoja.
Lisäetuna näet, mitä kysymyksiä esitetään useimmin. Tämä tarjoaa arvokasta tietoa: mistä asioista sinun tulisi viestiä selkeämmin? Missä organisaatiosi tietämyksessä on aukkoja? Tunnistamalla nämä kuviot voit parantaa HR-viestintääsi ja tiedottaa ennakoivasti siellä, missä sitä tarvitaan. Saatat huomata, että moni kysyy tietystä käytännöstä, joka on ilmeisesti viestitty epäselvästi.
Avustajan pitäminen ajan tasalla on helppoa. Neuvoteltiinko uusi työehtosopimus? Muutettiinko käytäntöä? Lataa asiakirja, ja avustaja hyödyntää uutta tietoa välittömästi. Sinun ei tarvitse informoida jokaista työntekijää erikseen tai lähettää satoja sähköposteja. Avustaja huolehtii siitä, että kaikilla on pääsy käytäntöjesi ja menettelyjesi ajantasaisimpaan versioon.
Kysymykset, jotka HR-avustaja ratkaisee
HR-avustaja vastaa laajaan kirjoon kysymyksiä, joita HR-osastollesi tulee päivittäin. Työntekijäsi saavat vastauksen välittömästi, ilman odotusaikoja tai asiakirjapinojen läpikäymistä.
Ajattele kysymyksiä lomasta ja vapaapäivistä: ”Kuinka monta lomapäivää minulla on tänä vuonna?”, ”Voinko pitää palkattoman vapaapäivän?” tai ”Miten järjestän äitiysloman?” Assistentti tuntee kaikki säännöt ja ohjaa suoraan oikeaan menettelyyn.
Myös sairauspoissaoloilmoituksissa työntekijät saavat vastauksen välittömästi. Kysymyksiin kuten ”Kenelle minun pitää ilmoittaa sairauspoissaolostani?”, ”Milloin minulla on oikeus palkanmaksuun?” tai ”Mitkä ovat vaiheet pitkäaikaisen sairauspoissaolon yhteydessä?” vastataan selkeästi juuri silloin, kun työntekijät niitä tarvitsevat. Ei tarvitse odottaa, että HR on käytettävissä seuraavana päivänä.
Työehdot ja käytännöt herättävät usein kysymyksiä. ”Miten eläkekertymäni kertyy?”, ”Saanko korvausta etätyöstä?”, ”Milloin saan vuosittaisen palkankorotukseni?” Kaikki työehtosopimuksen tai työsopimuksen sopimukset löytyvät välittömästi. Työntekijöiden ei tarvitse etsiä pitkistä asiakirjoista tai odottaa vastausta.
Kehittymisen ja koulutusten osalta avustaja auttaa työntekijöitä eteenpäin. Kysymyksiin kuten ”Miten haen koulutusta?”, ”Mikä on koulutusbudjetti?” tai ”Voinko pitää opintovapaata?” vastataan nopeasti. Näin kannustat ihmisiä ottamaan aloitteen omassa kehittymisessään, ilman että kynnys nousee liian korkeaksi.
Ja sitten on kaikki hallinnolliset asiat, jotka toistuvat säännöllisesti. ”Miten muutan osoitetietojani?”, ”Mistä lataan vuosi-ilmoitukseni?”, ”Miten hain rikosrekisteriotteen?” Kaikki käytännön menettelyt löytyvät kätevästi yhdestä paikasta. Näihin kysymyksiin vastaaminen vie HR:ltä usein vain muutaman minuutin, mutta ne kertyvät nopeasti. Avustaja ottaa tämän työn hoitaakseen.
Tarjoamme HR-avustajan organisaatiollesi. Sinä toimitat asiakirjat, me huolehdimme käyttöönotosta ja liitämme tietosi avustajaan. Lisäksi koulutamme tiimisi käyttämään tehokkaasti tekoälytyökaluja, kuten tätä avustajaa, jotta työntekijäsi saavat siitä parhaan mahdollisen hyödyn.
Ymmärrämme, että HR-tiedot ovat arkaluonteisia. Siksi HR-avustaja toimii täysin omien järjestelmiesi sisällä. Ei ulkoisia palvelimia, ei tietovuotoja, ja täysi hallinta siitä, kuka mitäkin voi tarkastella. Päätät itse, mitä asiakirjoja avustaja käyttää ja millä työntekijöillä on pääsy niihin.
Hyvä AI-työkalu on arvokas vasta, kun tiimisi osaa käyttää sitä. Koulutuksissamme työntekijäsi oppivat, miten hyödyntää AI:ta päivittäisessä työssään: ChatGPT:stä yrityskohtaisiin työkaluihin, kuten HR-avustajaan.
Opetamme tiimillesi, miten AI-työkaluja käytetään fiksusti työssä. Ei teknistä syväsukellusta, vaan konkreettisia sovelluksia, jotka he voivat ottaa käyttöön välittömästi.
Kun otamme käyttöön AI-avustajan yrityksessäsi, koulutamme henkilöstösi sen käyttöön. Näin kaikki tietävät, miten esittää oikeat kysymykset ja saada parhaat vastaukset.
Aloitteleeko tiiminne vasta tekoälyn parissa vai on teillä jo kokemusta – räätälöimme koulutuksen tasonne ja työprosessienne mukaan.
Otamme assistentin käyttöön puolestasi ja koulutamme tiimisi tekoälytyökalujen käyttöön. Näin saat välittömästi kaiken hyödyn irti investoinnistasi.
