Ihre HR-Abteilung beantwortet täglich Dutzende Fragen von Mitarbeitenden. Über Urlaubstage, Krankmeldungen, Arbeitsbedingungen, Urlaubsanträge und Abwesenheitsregelungen. Diese Fragen sind wichtig, kosten aber viel Zeit. Zeit, die Sie lieber in strategische HR-Aufgaben wie Talentmanagement, Mitarbeiterentwicklung und die Verbesserung Ihrer Unternehmenskultur investieren möchten.
Ein HR-Assistent nimmt Ihnen die repetitive Frage-und-Antwort-Arbeit ab. Der Assistent kennt alle Informationen aus Ihren Personalhandbüchern, Tarifvereinbarungen und internen Regelungen. Mitarbeitende erhalten sofort eine Antwort, zu jeder Tageszeit. Ihr HR-Team gewinnt so Freiraum, sich auf Arbeit zu konzentrieren, die wirklich einen Unterschied macht.
Bis zu 60 % weniger Standardanfragen im Posteingang. Ihr HR-Team kann sich auf komplexe Fälle und strategische Personalpolitik konzentrieren.
Keine Frustration mehr durch Wartezeiten. Fragen werden sofort beantwortet, auch außerhalb der Bürozeiten. Mitarbeiter fühlen sich gehört und unterstützt.
Jeder erhält die gleichen, korrekten Informationen. Keine Missverständnisse mehr durch unterschiedliche Auslegungen von Regelungen.
Ihre Personalabteilung beantwortet täglich Dutzende von Mitarbeiterfragen. Zu Urlaubstagen, Krankmeldungen, Arbeitsbedingungen, Urlaubsanträgen und Abwesenheitsregelungen. Diese Fragen sind wichtig, kosten aber viel Zeit. Zeit, die Sie lieber für strategische HR-Aufgaben wie Talentmanagement, Mitarbeiterentwicklung und die Verbesserung Ihrer Unternehmenskultur aufwenden würden.
Ein HR-Assistent übernimmt die repetitive Frage-und-Antwort-Arbeit. Der Assistent kennt alle Informationen aus Ihren Personalhandbüchern, Tarifverträgen und internen Regelungen. Mitarbeiter erhalten jederzeit sofortige Antworten. Ihr HR-Team erhält die Möglichkeit, sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die wirklich Wirkung zeigen.
Bis zu 60% weniger Standardfragen im Posteingang. Ihr HR-Team kann sich auf komplexe Fälle und strategische Personalpolitik konzentrieren.
Ein Mitarbeiter sitzt abends zu Hause mit einer Frage zu seiner Krankmeldung oder seinen Arbeitsbedingungen. Er muss bis zum nächsten Arbeitstag warten, bevor die HR-Abteilung reagiert. In der Zwischenzeit wächst die Frustration.
Das Personalhandbuch steht im Intranet, die Urlaubsregelung liegt als PDF irgendwo auf dem gemeinsamen Laufwerk, und die neuesten Tarifvereinbarungen stecken in einer E-Mail von vor drei Monaten. Selbst dein HR-Team muss manchmal suchen.
80% der HR-Fragen sind Standardfragen. Trotzdem muss sie jemand alle beantworten. Zeit, die du lieber in Dinge investierst, die wirklich zählen, wie Begleitung bei der Entwicklung oder Arbeitskonflikten.
Der HR-Assistent ist ein digitaler Kollege, der alle Informationen aus deinen Personalhandbüchern, Richtlinien und Protokollen kennt. Mitarbeiter stellen ihre Frage in eigenen Worten und erhalten innerhalb weniger Sekunden eine klare Antwort.
Das Schöne daran ist, dass sie nicht in Dokumenten suchen oder durch Menüs klicken müssen. Sie tippen ihre Frage einfach ein, als würden sie mit einem Kollegen sprechen. Der Assistent versteht, was sie meinen, und gibt sofort eine konkrete Antwort. Das macht es niedrigschwellig und zugänglich für jeden in deiner Organisation, unabhängig von den digitalen Fähigkeiten.
Was den Assistenten anders macht, ist, dass er Informationen ausschließlich aus den Dokumenten bezieht, die du selbst bereitstellst. Das bedeutet keine Halluzinationen und kein Rätselraten. Du weißt sicher, dass Mitarbeiter korrekte Informationen erhalten, gemäß deinen aktuellen Regelungen. Die Antworten basieren auf dem, was wirklich in deinem Mitarbeiterhandbuch steht, nicht auf allgemeinen Informationen aus dem Internet. So verhinderst du, dass Menschen falsche Annahmen treffen oder veraltete Verfahren befolgen.
Der Assistent ist immer da. Ob es nun Montagmorgen 9 Uhr oder Sonntagabend 22 Uhr ist, er steht bereit. Mitarbeiter müssen nicht auf eine Antwort warten und können direkt mit dem weitermachen, womit sie beschäftigt waren. Das erspart Frustration und sorgt dafür, dass Menschen ihre Arbeit fortsetzen können, auch wenn HR nicht im Büro ist. Ein Mitarbeiter, der abends zu Hause sitzt und eine Frage zu seinem Krankheitsurlaub hat, muss nicht bis zum nächsten Tag warten.
Sicherheit steht an erster Stelle. Alle Daten bleiben innerhalb deiner Organisation. Es gibt keine Speicherung in externen Clouds, alles erfüllt vollständig die DSGVO-Anforderungen, und du bestimmst selbst, wer Zugriff auf welche Informationen hat. Du behältst die Kontrolle über sensible Personalinformationen und kannst genau festlegen, welche Mitarbeiter welche Dokumente einsehen können.
Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass du siehst, welche Fragen am häufigsten gestellt werden. Das liefert dir wertvolle Erkenntnisse: Welche Informationen musst du deutlicher kommunizieren? Wo liegen die Wissenslücken in deiner Organisation? Indem du diese Muster erkennst, kannst du deine HR-Kommunikation verbessern und dort proaktiv informieren, wo es nötig ist. Vielleicht entdeckst du, dass viele Menschen Fragen zu einer bestimmten Regelung haben, die offenbar unklar kommuniziert wurde.
Die Assistentin auf dem neuesten Stand zu halten, ist einfach. Neuen Tarifvertrag vereinbart? Regelung angepasst? Lade das Dokument hoch, und die Assistentin arbeitet sofort mit den neuen Informationen. Du musst nicht jeden Mitarbeiter einzeln informieren oder Hunderte von E-Mails versenden. Die Assistentin stellt sicher, dass jeder Zugriff auf die aktuellste Version deiner Regelungen und Verfahren hat.
Fragestellungen, die der HR-Assistent löst
Der HR-Assistent beantwortet ein breites Spektrum an Fragen, die täglich in deiner HR-Abteilung eingehen. Deine Mitarbeiter erhalten sofort eine Antwort, ohne Wartezeiten oder das Durchsuchen von Dokumentenstapeln.
Denken Sie an Fragen zu Urlaub und freien Tagen: „Wie viele Urlaubstage habe ich dieses Jahr?“, „Kann ich einen Tag unbezahlten Urlaub nehmen?“, oder „Wie regele ich den Mutterschaftsurlaub?“ Der Assistent kennt alle Regelungen und verweist direkt auf das richtige Verfahren.
Auch bei Krankmeldung und Fehlzeiten erhalten Mitarbeiter sofort eine Antwort. Fragen wie „Bei wem muss ich mich krankmelden?“, „Wann habe ich Anspruch auf Lohnfortzahlung?“ oder „Was sind die Schritte bei langfristiger Arbeitsunfähigkeit?“ werden klar beantwortet, genau dann, wenn Mitarbeiter sie brauchen. Kein Warten, bis die Personalabteilung am nächsten Tag verfügbar ist.
Arbeitsbedingungen und Regelungen sind häufig eine Quelle von Fragen. „Wie sieht es mit meiner Rentenanwartschaft aus?“, „Bekomme ich eine Vergütung für Homeoffice?“, „Wann erhalte ich meine jährliche Gehaltserhöhung?“ Alle Vereinbarungen aus dem Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag sind sofort auffindbar. Mitarbeiter müssen nicht in langen Dokumenten suchen oder auf eine Antwort warten.
Für Entwicklung und Weiterbildungen hilft der Assistent den Mitarbeitern weiter. Fragen wie „Wie beantrage ich eine Weiterbildung?“, „Wie hoch ist das Weiterbildungsbudget?“ oder „Kann ich Bildungsurlaub nehmen?“ werden schnell beantwortet. So förderst du, dass Mitarbeiter Eigeninitiative bei ihrer persönlichen Entwicklung zeigen, ohne dass die Hürde zu hoch wird.
Und dann gibt es noch die administrativen Angelegenheiten, die regelmäßig auftauchen. „Wie ändere ich meine Adressdaten?“, „Wo lade ich meine Jahresabrechnung herunter?“, „Wie beantrage ich ein Führungszeugnis?“ Alle praktischen Verfahren stehen übersichtlich bereit. Diese Fragen kosten die Personalabteilung oft nur ein paar Minuten, summieren sich aber. Der Assistent nimmt diese Arbeit ab.
Wir bieten den HR-Assistenten für Ihre Organisation an. Sie liefern die Dokumente, wir sorgen für die Implementierung und verknüpfen Ihre Informationen mit dem Assistenten. Darüber hinaus schulen wir Ihr Team im effektiven Einsatz von KI-Tools wie diesem Assistenten, damit Ihre Mitarbeiter optimal davon profitieren.
Wir verstehen, dass HR-Informationen sensibel sind. Deshalb arbeitet der HR-Assistent vollständig innerhalb deiner eigenen Systeme. Keine externen Server, keine Datenlecks und volle Kontrolle darüber, wer was einsehen kann. Du bestimmst selbst, welche Dokumente der Assistent nutzt und welche Mitarbeiter Zugriff haben.
Ein gutes KI-Tool ist erst dann wertvoll, wenn Ihr Team weiß, wie man damit arbeitet. In unseren Schulungen lernen Ihre Mitarbeiter, wie sie KI in ihrer täglichen Arbeit einsetzen: von ChatGPT bis hin zu unternehmensspezifischen Tools wie dem HR-Assistenten.
Wir zeigen Ihrem Team, wie sie KI-Tools clever in ihrer Arbeit einsetzen. Keine technischen Tiefen, sondern konkrete Anwendungen, die sie direkt nutzen können.
Wenn wir einen KI-Assistenten für dich implementieren, schulen wir deine Mitarbeiter in dessen Nutzung. So weiß jeder, wie man die richtigen Fragen stellt und die besten Antworten erhält.
Ob euer Team gerade erst mit KI beginnt oder bereits Erfahrung hat – wir stimmen die Schulung auf euer Niveau und eure Arbeitsprozesse ab.
Wir implementieren den Assistenten für Sie und schulen Ihr Team im Umgang mit KI-Tools. So holen Sie sofort das Maximum aus Ihrer Investition heraus.
