Je HR-afdeling beantwoordt dagelijks tientallen vragen van medewerkers. Over vakantiedagen, ziektemelding, arbeidsvoorwaarden, verlofaanvragen en verzuimregelingen. Die vragen zijn belangrijk, maar kosten veel tijd. Tijd die je liever besteedt aan strategische HR-taken zoals talentmanagement, medewerkersontwikkeling en het verbeteren van je organisatiecultuur.
Een HR Assistent neemt het repetitieve vraag-en-antwoord werk uit handen. De assistent kent alle informatie uit je personeelshandboeken, cao-afspraken en interne regelingen. Medewerkers krijgen direct antwoord, op elk moment van de dag. Jouw HR-team krijgt ruimte om zich te richten op werk dat echt impact maakt.
Tot 60% minder standaardvragen in de inbox. Je HR-team kan zich richten op complexe casussen en strategisch personeelsbeleid.
Geen frustratie meer over wachttijden. Vragen worden direct beantwoord, ook buiten kantooruren. Medewerkers voelen zich gehoord en geholpen.
Iedereen krijgt dezelfde, correcte informatie. Geen miscommunicatie meer door verschillende interpretaties van regelingen.
Je HR-afdeling beantwoordt dagelijks tientallen vragen van medewerkers. Over vakantiedagen, ziektemelding, arbeidsvoorwaarden, verlofaanvragen en verzuimregelingen. Die vragen zijn belangrijk, maar kosten veel tijd. Tijd die je liever besteedt aan strategische HR-taken zoals talentmanagement, medewerkersontwikkeling en het verbeteren van je organisatiecultuur.
Een HR Assistent neemt het repetitieve vraag-en-antwoord werk uit handen. De assistent kent alle informatie uit je personeelshandboeken, cao-afspraken en interne regelingen. Medewerkers krijgen direct antwoord, op elk moment van de dag. Jouw HR-team krijgt ruimte om zich te richten op werk dat echt impact maakt.
Je HR-team wordt overspoeld met dezelfde vragen. “Hoeveel vakantiedagen heb ik nog?”, “Hoe vraag ik verlof aan?”, “Wanneer krijg ik mijn eindejaarsuitkering?” De inbox puilt uit en het antwoorden kost uren per week.
Een medewerker zit ’s avonds thuis met een vraag over zijn ziektemelding of arbeidsvoorwaarden. Hij moet wachten tot de volgende werkdag voordat HR reageert. Ondertussen loopt de frustratie op.
Het personeelshandboek staat op de intranet, de vakantieregeling in een PDF ergens op de gedeelde schijf, en de laatste CAO-afspraken in een mail van drie maanden geleden. Zelfs je HR-team moet soms zoeken.
80% van de HR-vragen zijn standaard. Toch moet iemand ze allemaal beantwoorden. Tijd die je liever besteedt aan zaken die er echt toe doen, zoals begeleiding bij ontwikkeling of arbeidsconflicten.
De HR Assistent is een digitale collega die alle informatie uit je personeelshandboeken, regelingen en protocollen kent. Medewerkers stellen hun vraag in eigen woorden en krijgen binnen enkele seconden een helder antwoord.
Het mooie is dat ze niet hoeven te zoeken in documenten of door menu’s te klikken. Ze typen hun vraag gewoon in, alsof ze met een collega praten. De assistent begrijpt wat ze bedoelen en geeft meteen een concreet antwoord. Dat maakt het laagdrempelig en toegankelijk voor iedereen in je organisatie, ongeacht hun digitale vaardigheden.
Wat de assistent anders maakt, is dat hij informatie alleen haalt uit de documenten die je zelf aanlevert. Dat betekent geen hallucinaties en geen giswerk. Je weet zeker dat medewerkers correcte informatie krijgen, volgens jouw actuele regelingen. De antwoorden zijn gebaseerd op wat er écht in je personeelshandboek staat, niet op algemene informatie van internet. Zo voorkom je dat mensen verkeerde aannames doen of verouderde procedures volgen.
De assistent is er altijd. Of het nu maandagmorgen 9 uur is of zondagavond 22 uur, hij staat klaar. Medewerkers hoeven niet te wachten op een antwoord en kunnen direct verder met waar ze mee bezig zijn. Dat scheelt frustratie en zorgt ervoor dat mensen hun werk kunnen blijven doen, ook als HR niet op kantoor is. Een medewerker die ’s avonds thuis zit met een vraag over zijn ziekteverlof hoeft niet tot de volgende dag te wachten.
Veiligheid staat voorop. Alle data blijft binnen je organisatie. Er is geen opslagruimte in externe clouds, het voldoet volledig aan AVG-eisen, en je bepaalt zelf wie toegang heeft tot welke informatie. Je houdt de controle over gevoelige personeelsinformatie en kunt precies instellen welke medewerkers welke documenten kunnen raadplegen.
Een bijkomend voordeel is dat je ziet welke vragen het vaakst gesteld worden. Dat geeft je waardevolle inzichten: welke informatie moet je duidelijker communiceren? Waar liggen de kennishiaten in je organisatie? Door deze patronen te herkennen, kun je je HR-communicatie verbeteren en proactief informeren waar dat nodig is. Misschien ontdek je dat veel mensen vragen hebben over een bepaalde regeling die blijkbaar onduidelijk is gecommuniceerd.
Het actueel houden van de assistent is eenvoudig. Nieuwe CAO afgesproken? Regeling aangepast? Upload het document en de assistent werkt direct met de nieuwe informatie. Je hoeft niet elke medewerker apart te informeren of honderden e-mails te versturen. De assistent zorgt ervoor dat iedereen toegang heeft tot de meest actuele versie van je regelingen en procedures.
De HR Assistent beantwoordt een breed scala aan vragen die dagelijks op je HR-afdeling binnenkomen. Je medewerkers krijgen direct antwoord, zonder wachttijden of zoeken door stapels documenten.
Denk aan vragen over verlof en vrije dagen: “Hoeveel vakantiedagen heb ik dit jaar?”, “Kan ik een dag onbetaald verlof opnemen?”, of “Hoe regel ik zwangerschapsverlof?” De assistent kent alle regelingen en verwijst direct naar de juiste procedure.
Ook bij ziektemelding en verzuim krijgen medewerkers direct antwoord. Vragen zoals “Bij wie moet ik me ziekmelden?”, “Wanneer heb ik recht op loondoorbetaling?” of “Wat zijn de stappen bij langdurig ziekteverzuim?” worden helder beantwoord, precies wanneer medewerkers ze nodig hebben. Geen wachten tot HR de volgende dag beschikbaar is.
Arbeidsvoorwaarden en regelingen zijn vaak een bron van vragen. “Hoe zit het met mijn pensioenopbouw?”, “Krijg ik een vergoeding voor thuiswerken?”, “Wanneer krijg ik mijn jaarlijkse loonsverhoging?” Alle afspraken uit de CAO of arbeidsovereenkomst zijn direct vindbaar. Medewerkers hoeven niet te zoeken in lange documenten of te wachten op een reactie.
Voor ontwikkeling en opleidingen helpt de assistent medewerkers op weg. Vragen als “Hoe vraag ik een opleiding aan?”, “Wat is het opleidingsbudget?” of “Kan ik studieverlof opnemen?” worden snel beantwoord. Zo stimuleer je dat mensen initiatief nemen in hun eigen ontwikkeling, zonder dat de drempel te hoog wordt.
En dan zijn er nog de administratieve zaken die regelmatig langskomen. “Hoe wijzig ik mijn adresgegevens?”, “Waar download ik mijn jaaropgaaf?”, “Hoe vraag ik een verklaring omtrent gedrag aan?” Alle praktische procedures staan op een rij. Deze vragen kosten HR vaak maar een paar minuten, maar tellen wel op. De assistent neemt dit werk uit handen.
Wij bieden de HR Assistent aan voor jouw organisatie. Jij levert de documenten aan, wij zorgen voor de implementatie en koppelen jouw informatie aan de assistent. Daarnaast trainen we je team in het effectief inzetten van AI-tools zoals deze assistent, zodat je medewerkers er optimaal gebruik van maken.
We begrijpen dat HR-informatie gevoelig is. Daarom werkt de HR Assistent volledig binnen jouw eigen systemen. Geen externe servers, geen data-lekken, en volledige controle over wie wat kan inzien. Je bepaalt zelf welke documenten de assistent gebruikt en welke medewerkers toegang hebben.
Een goede AI-tool is pas waardevol als je team weet hoe ze ermee werken. In onze trainingen leren je medewerkers hoe ze AI inzetten in hun dagelijkse werk: van ChatGPT tot bedrijfsspecifieke tools zoals de HR Assistent.
We leren je team hoe ze AI-tools slim gebruiken in hun werk. Geen technische diepgang, maar concrete toepassingen die ze direct kunnen inzetten.
Als we een AI-assistent voor je implementeren, trainen we je medewerkers in het gebruik ervan. Zo weet iedereen hoe ze de juiste vragen stellen en de beste antwoorden krijgen.
Of je team net begint met AI of al ervaring heeft – we stemmen de training af op jullie niveau en werkprocessen.
We implementeren de assistent voor je en trainen je team in het gebruik van AI-tools. Zo haal je meteen het maximale uit je investering.
